La gran farmacia de Gipuzkoa

FUENTE: NOTICIAS DE GUIPUZKOA

UN REPORTAJE DE ARANTXA LOPETEGI. FOTOGRAFÍA RUBEN PLAZA – Domingo, 17 de Noviembre de 2019

La Distribuidora Farmacéutica de Gipuzkoa se prepara para una periodo de grandes cambios con su traslado al polígono Eskusaitzeta de Donostia. Mientras, desde su almacén de Igara sigue vendiendo 100.000 medicamentos al día, trabajando con 30.000 referencias y surtiendo al 87% de las farmacias del territorio

La Distribuidora Farmacéutica de Gipuzkoa (DFG) funciona como un maquinaria acompasada y coordinada para gestionar sin errores el mecanismo de demanda, por parte de las farmacias, y respuesta, por parte de la propia distribuidora.

A escasos tres años de que la nueva planta del polígono Eskusaitzeta de Donostia sea una realidad en la que se incorporará un robot distribuidor de última generación, la actividad en la unidad de Igara es imparable, porque también lo es la demanda de las farmacias y de los pacientes en el territorio y algunas otras zonas colindantes.

En Igara, hasta que el traslado sea una realidad, “se distribuyen los medicamentos y artículos de parafarmacia para las farmacias que los solicitan”. El trabajo es ingente, ya que la DFG trabaja con 350 farmacias, la mayor parte de Gipuzkoa “y unas pocas de Araba y de Navarra”.

Con el salto a Zubieta, la DFG pretende, sobre todo, mejorar el servicio que brinda a las farmacias y “crecer” para dar respuesta a la demanda de un territorio más amplio. De este modo, además, se evitará reducir la plantilla cuando el proceso alcance un mayor grado de mecanización.

Cuando eche andar el nuevo almacén -que contará con una superficie un 40% mayor que el actual-, se pasará a robotizar el sistema de almacenaje, lo que redundará en “una mayor rapidez” y en la disminución del margen de error, que es ya muy pequeño

Quien explica todos los secretos de una cadena que no admite errores es el gerente de la DFG, Juan Piera. “Aquí preparamos los medicamentos para hacerlos llegar lo antes posible, con un reparto a las farmacias entre dos y cuatro veces al día”, porque es este el centro, de los tres que controla la DFG, que distribuye el 75% de los medicamentos que se reparten en su área de influencia.

En la planta de Igara no hay espacio para el despiste. Todo funciona bajo un estricto control y sin interrupciones las 24 horas del día. Tampoco se para el fin de semana, porque tampoco por ser fiesta descansan las infecciones o los catarros. Si un paciente acude a pedir su medicación y no está en el establecimiento de cabecera, este la solicita “y nosotros la enviamos cuanto antes, también de madrugada. Las furgonetas están dando vueltas todo el día”.

Los farmacéuticos fueron los que montaron la Distribuidora y los que se sirven de ella “deben de ser accionistas”. Es la empresa más potente de Gipuzkoa en el sector, surte al 87% del territorio y al 32% del conjunto de la CAV, pero además es ambiciosa y quiere seguir creciendo. El año pasado facturó 161,4 millones de euros, dato que la DFG pretende mejorar con su traslado a Zubieta.

En Igara hay “un millón de unidades, vendemos 100.000 medicamentos al día, básicamente en Gipuzkoa, y disponemos de 30.000 referencias”, explica Piera, que recuerda que en 2018 se suministraron más de 18,2 millones de envases de medicamentos

Para que la distribución funcione sin alteraciones, el pedido que realiza la farmacia “se divide en varias zonas”, las que corresponden a la organización interna del gran almacén. Gran parte de estos pedidos se preparan “con unos robots sin intervención humana” o a través de “unas terminales que las personas que preparan los pedidos llevan en sus muñecas”. El 70% de los pedidos son controlados por robots y el 30% por los operarios de la planta.

TODO EN ORDEN. Pasear por los pasillos de la DFG permite asomarse al orden. Todo está donde tiene que estar y de esa cadena de control no se libran los medicamentos que tienen que estar en frío, como las vacunas;los de gran tamaño, como los pañales que se ubican en un almacén inferior por exigencias de espacio;o los medicamentos de especial control, como la morfina;que están bajo llave en una sala a la que solo pueden acceder quienes tienen permiso y una clave para ello. Hay incluso robots específicos “para los productos que se venden mucho, que son austriacos y carísimos, y para los que se venden menos”.

Un profano que entre en el almacén observa una especie descalextric por el que circulan incesantemente cajas verdes en las que viajan las medicinas demandadas por cada farmacia, tras haber realizado el cálculo de cuantas cajas serán necesarias en cada pedido. Cada cubeta lleva su propio código de control que es verificado por un lector automático. La última caja del pedido incorpora el albarán, y se vuelve a controlar lo que lleva. Improvisación cero podría ser la premisa de esta distribuidora que reconoce Piera, empieza a resentirse por el paso de los años y requiere un cambio que le permita crecer y mejorar en rapidez y eficacia. La mejora, añade, va a dejarse notar incluso a la hora de cargar los pedidos en las furgonetas de reparto, que se realizará de manera más automatizada.

Estas furgonetas realizan 47 rutas y una media de entre dos y cuatro servicios diarios a las farmacias, recorriendo más de 1,5 millones de kilómetros cada año. La DFG tiene siempre dispuesto un plan de respuesta ante las inclemencias meteorológica e incluso tuvo que diseñar uno especial ante la cumbre del G-7 en Biarritz porque, asegura Piera, todas las farmacias del territorio tienen la misma importancia.

Para que no haya fallos en el abastecimiento, la DFG cuenta con una unidad y un “programa especial” que permite hacer un cálculo “en función de la demanda, de lo que se suele recetar en cada época del año… Se toman en cuenta distintas variables y hacemos una previsión para tener, normalmente, un mes de abastecimiento garantizado”, explica Piera. “Tenemos medicamentos que se recetan en muy raras ocasiones pero que no pueden faltar por si se demandan. Prima más el criterio sanitario que el económico”, apunta.

El “70% de los pedidos salen entre las 13.30 y las 14.30 horas”, momentos de vertiginosa actividad en los que queda patente la necesidad del orden más absoluto en este puzzle en el que cada medicamento tienen asignadas sus zonas. “Hay otro pedido que se hace a la noche y se prepara y reparte de madrugada para que cuando abran las farmacias lo tengan disponible, y otro a media mañana, el de las urgencias que van surgiendo”. “La idea es que las farmacias tengan el menor stock posible, que nosotros seamos su gran almacén, aunque sigan teniendo un stock mínimo para poder atender a los pacientes”, incide Piera.

En ello se esmera una plantilla integrada por 160 personas (más de 220 teniendo en cuenta los empleos indirectos) que, entre otros cometidos, ha logrado organizar el stock disponible en función de criterios de practicidad. Por ejemplo, las referencias más solicitadas se sitúan “más cerca de salida. Hay unos robots especiales que tienen los artículos que más rotan y van más rápido. También hay criterios de volumen y fragilidad, porque los medicamentos que se pueden romper se trabajan a mano”.

“Antes, todo se hacía a mano y no podríamos atender la demanda actual de este modo”, explica el gerente de la DFG, distribuidora que compra a “1.000 laboratorios”.

“Pese a ser los más fuertes de Gipuzkoa y Euskadi, seguimos siendo pequeños, por ello hemos montado una empresa, Unefar, donde nos hemos unido todo el norte del Estado para comprar de forma conjunta a los grandes laboratorios. Así, tenemos más fuerza, compramos más barato y podemos tener más capacidad de presión si hay escasez”, concluye.

Más allá de surtir de medicamentos a las farmacias, la DFG también brinda servicios de asesoría, incluso en materia de gestión, y da respuesta a las dudas que les plantean. “Al día atendemos casi 3.000 llamadas”, explica Piera. Además, también realizan una labor de recogida de medicamentos caducados en colaboración con el Sigre.

De momento, y durante unos años, Igara sigue a todo ritmo. La transición será paulatina. Cuando la nave de Eskusaitzeta se abra, se irá haciendo el traslado, probando el funcionamiento. En 2020 se cerrará el diseño del almacén, “en 2021 lo vamos a construir. El último trimestre de ese año se montarán los robots y la idea es arrancar a inicios de 2022. Seguiremos con este almacén abierto en paralelo unos pocos meses hasta ultimar el cambio”, concluye Piera.